Права и роли в Битрикс24: кто что видит в отделе продаж
Кто в отделе видит чужих клиентов? Может ли менеджер выгрузить всю базу в Excel? Кто вправе удалить сделку или закрыть её как успешную? Пока эти вопросы не заданы, в CRM обычно «все видят всё», а это и беспорядок, и риск для клиентской базы.
Права в Битрикс24 настраиваются через роли. Роль задаёт, что сотрудник может делать со сделками, контактами, компаниями и лидами (читать, менять, удалять, выгружать, загружать) и на каком уровне: только свои записи, записи своего отдела или всех сотрудников. Ниже - уровни доступа, условный пример матрицы ролей для отдела продаж, права по стадиям и полям, причины, по которым сотрудник видит лишнее, и порядок действий при найме, переводе и увольнении.
Как устроены права в CRM: роль, кому её назначают и кто настраивает
У прав две задачи. Порядок: менеджер работает со своими клиентами и не путается в чужих. Безопасность: базу нельзя выгрузить целиком или незаметно удалить. Это не про недоверие, а про понятный круг допущенных к каждому действию.
Роль - набор разрешений, который назначают людям. Разрешения задаются отдельно для каждого элемента CRM (контакты, компании, лиды, сделки в каждой воронке, счета, предложения и другие) и внутри него - по действиям: чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт, импорт, перемещение на стадию, просмотр суммы на стадиях канбана. Поэтому «закрыть экспорт» - не одна галочка, а настройка в каждом элементе.
Роль назначают сотруднику, отделу, команде, группе пользователей, роли в структуре (например, всем руководителям отделов) или участникам проекта. Значит, сначала в портале заводят структуру компании: без отделов уровню «Своего отдела» не с чем работать. Если направлений и юрлиц несколько, смотрите статью «Битрикс24 для нескольких отделов и юрлиц».
По умолчанию ролей две: «Администратор» с полным доступом, включая настройку прав, и «Менеджер», который смотрит, создаёт и меняет свои элементы. Раздел - «CRM → Ещё → Настройки → Права доступа к CRM». Менять права может администратор Битрикс24 и сотрудник с правом «Разрешить изменять настройки в CRM». Роли есть на всех платных тарифах, на Бесплатном их нет. Место прав в общей последовательности работ описано в материале порядок настройки Битрикс24, термины - в глоссарии.
Уровни доступа: что значат «Свои», «Своего отдела» и «Все открытые»
Для каждого действия выбирают уровень - круг записей, на который оно распространяется. Названия - по справке от 23.07.2026; в старых инструкциях они другие.
| Уровень | Какие записи охватывает | Кому уместен |
|---|---|---|
| Нет доступа (действие закрывают в пункте «Полный доступ») | Никакие | Удаление, экспорт, импорт для большинства ролей |
| «Свои» | Где сотрудник ответственный | Менеджер, стажёр |
| «Своего отдела» | Где ответственный - сотрудник его отдела | Руководитель группы |
| «Подотделов отдела» | Записи дочерних отделов | Руководитель нескольких групп |
| «Своих команд» (и «…команд в подчинении») | Записи участников своих и подчинённых команд | Если продажи организованы командами |
| «Все открытые» | Свои, отдела, подотделов и любые с отметкой «Доступен для всех» | Общий пул заявок нескольких групп |
| «Всех сотрудников» | Все записи элемента | Руководитель продаж, администратор CRM |
Входят ли в «Своего отдела» собственные записи, справка прямо не пишет - проверьте на тестовой учётной записи. Главная ловушка - «Все открытые» плюс отметка «Доступен для всех» в карточке: такую запись видят все роли с этим уровнем из любого отдела. Отметку ставят, «чтобы коллега помог», и забывают снять.
Матрица ролей для отдела продаж: условный пример
Справка объясняет, куда нажимать, но не что выбрать. Ниже условный пример схемы для типового отдела из двух групп - не правило системы: число ролей зависит от структуры и процесса. Для краткости «Отдел» - уровень «Своего отдела», «Все» - «Всех сотрудников», « - » - действие закрыто.
| Роль | Элемент | Чтение | Изменение | Удаление | Экспорт | Импорт | С какого тарифа |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Менеджер | Сделки, лиды | Свои | Свои | - | - | - | Базовый; лиды - Стандартный |
| Контакты, компании | Свои | Свои | - | - | - | Базовый | |
| Руководитель группы | Сделки, лиды | Отдел | Отдел | - | - | - | Базовый; лиды - Стандартный |
| Контакты, компании | Отдел | Отдел | - | - | - | Базовый | |
| Руководитель продаж | Сделки, лиды | Все | Все | Все | Все | - | Базовый; лиды - Стандартный |
| Контакты, компании | Все | Все | Все | Все | - | Базовый | |
| Бухгалтер | Сделки | Все, только на стадиях «Счёт» и «Оплата» | - | - | - | - | Базовый |
| Контакты, компании | Все, если нужны реквизиты | - | - | - | - | Базовый | |
| Администратор CRM | Все элементы и настройки | Все | Все | Все | Все | Все | Базовый |
| Стажёр (по желанию) | Лиды | Свои | Свои | - | - | - | Стандартный |
| Маркетолог (по желанию) | Лиды, сделки | Все | - | - | - | - | Базовый; лиды - Стандартный |
Логика: видимость растёт с ответственностью, изменение не шире чтения, удаление и экспорт - у двух ролей, импорт - у одной, потому что неудачная загрузка разом создаёт дубли. Менеджер двигает сделку по всем стадиям, кроме успешной. Права на сделки, контакты и компании задаются отдельно, настраивайте все три: если закрыть чужие сделки, а на контактах оставить «Всех сотрудников», карточки клиентов останутся открыты.
Отдельных прав на дела нет: кто читает сделку, видит её дела, а создавать и менять их можно только с правом на изменение. И если у роли есть «Добавление», но нет «Чтения», сотрудник не увидит запись, которую сам создал.
Права по стадиям: кто двигает сделку и кто закрывает её как успешную
Для лидов, сделок и смарт-процессов права задаются по стадиям. По умолчанию стадия наследует общее правило действия, а не правило предыдущей стадии; своё значение на стадии заменяет общее.
Действие «Перемещение на стадию» определяет, куда сотрудник вправе двигать запись: на любые стадии или на выбранные. Так собирается правило «закрыть сделку как успешную может только руководитель продаж»: у менеджера финальной успешной стадии в списке нет, у руководителя есть. Менеджер доводит сделку до последней рабочей стадии, руководитель проверяет оплату и закрывает.
«Бухгалтер видит только „Счёт“ и „Оплата“» - не готовая функция, а сборка из той же механики: чтение закрыто на всех стадиях, кроме двух, а на них стоит «Всех сотрудников». Названия стадий берите свои.
Вендор советует не дробить без нужды: если право на стадии совпадает с общим, оставьте наследование, иначе при большом числе ролей CRM работает медленнее. Права на сделки задаются для каждой воронки, поэтому при передаче сделки между воронками, как в туннелях продаж, проверьте доступы в обеих.
Удаление, выгрузка и импорт: права для одного-двух человек
Эти действия меняют или уносят базу целиком. Каждое задаётся отдельно и для каждого элемента CRM отдельно.
Экспорт идёт из режима «Список» в CSV или Excel. Ловушка: при экспорте сделок есть опция «Экспортировать все поля контактов и компаний», и в файл попадают все поля клиентов, связанных со сделками. Закрыть экспорт только в «Контактах» мало - закрывайте его в сделках, лидах, компаниях и счетах, а также в предложениях и смарт-процессах, если они используются.
Импорт из CSV есть на всех тарифах. Оставьте его администратору CRM: он проверит файл на дубли до загрузки.
Удаление. Удалённое лежит в корзине 30 дней и пока не учитывается в отчётах. Восстановить можно с Базового тарифа, но у записи будет новый номер (ID), старые ссылки перестанут работать, а дело можно восстановить только после его сделки: сначала сделку, потом дело. Сотрудник видит в корзине лишь то, что удалил сам, окончательно удаляет только администратор. Удаление обратимо, только если пропажу вовремя заметили.
Скрыть маржу, паспортные данные и другие свои поля
Иногда скрыть нужно одно поле: закупочную цену, маржу (валовую рентабельность сделки), паспортные данные. Это делается не в ролях, а в настройках поля - «Ограничить видимость поля» и выбор сотрудников или отделов. Только на Профессиональном и Энтерпрайзе.
- Скрываются только пользовательские поля. Системные - сумма, телефон, e-mail - так не скрыть.
- Сумму можно убрать лишь из итогов канбана правом «Просмотр суммы на стадиях канбана»; штатного способа скрыть её в карточке справка не описывает.
- Телефоны штатно не скрываются: это системное поле, а ограничение видимости работает только для пользовательских. Сторонние приложения в Маркетплейсе есть, но в облаке им нужна отдельная подписка - это отдельная интеграция.
- Администратор Битрикс24 видит все поля независимо от настроек.
- Без доступа к скрытому полю нельзя объединить дубликаты, его значение не попадёт в документ, а обязательное скрытое поле заполнят только те, кому оно видно.
Что из прав доступно на каком тарифе
Сводка по облачному Битрикс24 по подробному сравнению тарифов. Цены меняются, актуальные - на сайте разработчика; платят за пакет пользователей, помесячно или за год.
| Функция | Бесплатный | Базовый | Стандартный | Профессиональный | Энтерпрайз |
|---|---|---|---|---|---|
| Ролевая модель прав в CRM | - | + | + | + | + |
| Права на смену стадий | отмечено* | + | + | + | + |
| Видимость полей для разных сотрудников | - | - | - | + | + |
| Журнал доступа к данным CRM | - | - | + | + | + |
| Экспорт контактов в CSV, Excel | - | + | + | + | + |
| Восстановление из корзины | - | + | + | + | + |
| Наблюдатели в карточке сделки | - | - | + | + | + |
| Лиды | - | - | + | + | + |
| Администраторов портала | 1 | 1 | 5 | 10 | 25 |
| Ограничение входа по IP | - | - | - | + | + |
* На странице вендора права на смену стадий отмечены и для Бесплатного, хотя ролей там нет. Как это работает, не поясняется, поэтому на ограничение стадий на Бесплатном мы не рассчитываем.
Условия меняются - сверяйте с сайтом разработчика.
Почему сотрудник видит больше, чем нужно
Частый вопрос в сообществах пользователей: почему менеджер видит чужие сделки, хотя роль это запрещает. Обычно причина в том, что итоговый доступ складывается из нескольких источников. Как правило, роли суммируются: при пересечении действует более широкое право. Личная роль закрывает чужие сделки, роль отдела открывает - сотрудник их увидит. Исключение: право, заданное вручную (детализированное, например на стадии), важнее наследуемого из другой роли.
| Симптом | Вероятная причина | Что проверить |
|---|---|---|
| Видит сделки коллег, хотя в роли «Свои» | Несколько ролей, права суммируются | Выбрать сотрудника рядом с поиском в настройках прав и посмотреть все роли |
| Видит одну-две чужие сделки | Он наблюдатель: его добавляли в чат карточки, а удаление из чата наблюдателя не снимает | Наблюдателей в карточке (со Стандартного) |
| Видит сделки другого отдела | Отметка «Доступен для всех» и уровень «Все открытые» | Отметку в карточках, уровень в роли |
| Сделки закрыты, карточки клиентов открыты | Права на контакты и компании шире, чем на сделки | Уровень чтения в «Контактах» и «Компаниях» |
| Видит скрытое поле | Он администратор Битрикс24 | Список администраторов портала |
| Новый руководитель не видит старые сделки переведённого | Записи до изменения структуры не пересохранены | Пересохранить с тем же ответственным |
| Руководитель не видит одну стадию | В другой роли доступ на стадии закрыт вручную | Права по стадиям во всех ролях |
Против конфликтов вендор советует: небольшой команде - персональные роли вместо групповых, настройка сверху вниз, отдельные роли для подотделов вместо одной «на отдел с подотделами».
Жизненный цикл доступа: найм, перевод, увольнение, ревизия
Права не настраивают раз и навсегда: каждый приход, перевод и уход сотрудника меняет доступы.
Найм. Роль - по должности через структуру, а не копия прав соседа. Стажёру - узкая роль, например только свои лиды. Что ещё дать новичку, кроме доступа, - в статье об онбординге менеджера, а кому нужна отдельная учётная запись - в материале «Сколько пользователей CRM нужно».
Перевод. При переводе или смене руководителя права на созданные раньше записи сами не пересчитываются. Их нужно пересохранить с тем же ответственным или с отметкой «Доступен для всех», иначе новый руководитель их не увидит.
Увольнение. Уволенный теряет доступ, его задачи, переписка и файлы сохраняются, но сделки, дела и счета сами коллегам не перейдут. Передавайте их до увольнения.
| Шаг | Что сделать | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| 1 | Посмотреть в «Истории», что сотрудник просматривал и выгружал | Журнал - со Стандартного тарифа |
| 2 | Передать сделки: «Список», фильтр по ответственному, «Для всех» → «Изменить ответственного» | Вендор советует менять и в закрытых сделках, чтобы звонки и уведомления шли новому менеджеру |
| 3 | Передать дела через «Мои дела», счета - в карточках по одному | Если сотрудник уже уволен, его придётся временно восстановить |
| 4 | Сменить ответственного у контактов и компаний | Иначе коллеги с уровнем «Свои» их не увидят |
| 5 | Выяснить, какие интеграции идут через его учётную запись | При увольнении система спросит, отключить его вебхуки или оставить. Оставленные перейдут на системного пользователя, и воспользоваться ими сможет любой, у кого есть ссылка на вебхук |
| 6 | Уволить в структуре компании | Может администратор или сотрудник с правом «Увольнение сотрудников» |
| 7 | Записать, кто что принял и какие права изменились | Понадобится на ревизии |
Ревизия. Привязывайте её к событиям: найму, переводу, увольнению, смене структуры или тарифа (на младших тарифах, например, нет видимости полей - при переходе проверьте, что станет со скрытыми полями). Сверяют роли с должностями, проверяют удаление, экспорт, импорт, число администраторов и наблюдателей в чужих сделках. Если вести это некому, ревизию можно передать в сопровождение CRM - зачем оно нужно после запуска.
Права - часть регламента, а не настройка «потом»
Права проектируют, когда понятен процесс: какие стадии у сделки, кто передаёт её дальше, кто проверяет оплату, кто отвечает за клиента после продажи. Без процесса схема получится по штатному расписанию, а не по реальной работе. Отложите права - база разойдётся по выгрузкам, люди привыкнут к широкому доступу, и сужать его будет болезненно.
Поэтому права продумывают до запуска и записывают в регламент: кто что видит, кто закрывает, выгружает и удаляет, что делается при найме и увольнении. Состав регламента - в статье «Регламент работы менеджера» (пример на amoCRM, состав общий), другие ошибки проекта - в материале «7 ошибок при внедрении Битрикс24», а что входит в сам проект - в статье «Внедрение Битрикс24: что входит».
Например, у «Европолимера» работу 14 менеджеров в Битрикс24 построили на общих правилах - кейсы. При внедрении Битрикс24 мы проектируем права вместе с процессом и регламентом. Если CRM уже работает и неясно, кто что видит, начните с диагностики: она покажет процесс и риски, от которых зависит схема доступов.
Частые вопросы
Как скрыть от менеджера чужих клиентов, а не только чужие сделки?
Поставьте уровень «Свои» отдельно в сделках, контактах, компаниях и лидах: права на них независимы. Затем проверьте отметку «Доступен для всех» и наблюдателей - они открывают записи в обход роли.
Почему сотрудник видит больше, чем разрешено его ролью?
Чаще всего у него несколько ролей, а права, как правило, суммируются в пользу более широкого. Другие причины - «Доступен для всех» при уровне «Все открытые», наблюдатели и записи, не пересохранённые после перевода.
На каком тарифе Битрикс24 можно настраивать роли в CRM?
На всех платных тарифах облака, на Бесплатном ролей нет. Видимость полей - только на Профессиональном и Энтерпрайзе, журнал просмотров и выгрузок - со Стандартного.
Можно ли запретить менеджеру выгружать базу в Excel?
Да, но закрывать экспорт нужно в каждом элементе: контактах, компаниях, лидах, сделках, счетах, а также в предложениях и смарт-процессах, если они есть. Экспорт сделок может унести и поля связанных клиентов. Если выгрузка нужна для работы, оставьте её и следите за журналом в «Истории» CRM.
Кто должен быть администратором CRM - руководитель продаж или отдельный человек?
Нужен один ответственный, через которого идут все изменения прав: в небольшом отделе это бывает руководитель продаж, в большом - отдельный сотрудник с правом менять настройки CRM. Полных администраторов портала держите минимум: они видят всё, а их число ограничено тарифом.
Что делать с доступами и сделками, когда менеджер увольняется?
До увольнения проверьте его выгрузки, передайте сделки (включая закрытые), дела, счета, контакты и компании, решите судьбу его вебхуков. Только потом увольняйте в структуре: доступ закроется, переписка и файлы останутся.
Чем права в CRM отличаются от прав на портал (диск, задачи, чаты)?
Роли в настройках CRM управляют только элементами CRM. У диска, задач и документов CRM свои настройки доступа. Увольнение закрывает сотруднику весь портал сразу.
Вывод
Права в Битрикс24 - это схема: роли, уровни по каждому элементу, правила по стадиям, скрытые поля и порядок действий при кадровых изменениях. Если сотрудник видит лишнее, проверяйте суммирование ролей, «Доступен для всех» и наблюдателей; если боитесь утечки - экспорт сделок с полями клиентов. Проектируйте права до запуска вместе с процессом, записывайте в регламент и пересматривайте после каждого изменения структуры.
Источники
- Битрикс24: права в CRM
- Битрикс24: системные поля, в т. ч. «Доступен для всех»
- Битрикс24: экспорт
- Битрикс24: история
- Битрикс24: удаление
- Битрикс24: корзина
- Битрикс24: дела
- Битрикс24: справка: видимость полей
- пост интегратора на vc.ru о скрытии телефонов
- Битрикс24: сайте разработчика
- сравнение тарифов Битрикс24
- Битрикс24: приоритет прав
- Битрикс24: наблюдатели
- Битрикс24: увольнение
- Битрикс24: передача сделок
- Битрикс24: смена структуры
Внедрение Битрикс24 — как мы помогаем с этим на практике.
Читайте также
Термины из статьи
Поможем навести порядок в продажах
Начнём с диагностики: покажем, где теряются заявки и что даст CRM именно в вашем случае — без обещаний «роста в разы».