Как перенести данные из старой CRM в amoCRM без потери истории по клиентам

Перенос данных в amoCRM - это загрузка клиентов, компаний, сделок и истории работы из прежней CRM, 1С или таблиц с сохранением связей между ними. Контакты, компании, сделки и текстовые примечания штатно загружаются из файла, задачи из файла не загружаются. Задачи, звонки с записями, файлы, авторов и даты истории переносят через интерфейс программирования (API) или сервис миграции.

Отсюда честный ответ на вопрос «перенесётся ли история». Карточки и связи переезжают штатно. У части истории исходные даты сохранить нельзя или можно только частично, а поля «Кем изменена» и «Когда изменена» импорт не переносит вовсе. Поэтому миграцию CRM ведут по шагам: подготовка файла, пробная загрузка на выборке, сверка цифр, боевая загрузка.

Что amoCRM принимает штатным импортом, а что - нет

Штатный импорт данных в amoCRM - это загрузка файла в разделах «Сделки», «Контакты», «Компании», «Покупатели» и «Списки». Импорт открывается из меню раздела, пункт «Импорт». За один импорт можно загрузить сразу несколько связанных сущностей: сделки вместе с контактами и компаниями, и связи между ними сохранятся. Справочники (каталоги) загружаются тем же механизмом изнутри справочника.

Базу без сделок, то есть только контакты и компании, можно загрузить через «Списки». Справка amoCRM при этом советует в большинстве случаев создавать сделки, чтобы работали автоматизация и аналитика. Что ещё берёт файл, а что нет, - в таблице.

Импорт переносит записи, а не правила работы. Воронки, этапы и поля создают до загрузки, роботов и интеграции настраивают под новый процесс. Перенести всё «как есть» - значит перевезти и весь мусор.

Импорт из таблицы: как подготовить файл, чтобы сделки встали вместе с контактами

Сделки и контакты загружаются из одного файла за один импорт. На шаге сопоставления полей каждый столбец привязывают к своей сущности: «Телефон» к контакту, «Бюджет» к сделке. Ошибка в привязке - и телефон окажется не в той карточке.

До загрузки справка советует подготовить аккаунт: добавить пользователей, проверить названия воронок и этапов, создать дополнительные поля. Поля можно создать и прямо при сопоставлении, а настройку сопоставления сохранить шаблоном для следующих частей.

Формат и размер файла: надёжнее готовить CSV, справка называет и xls, xlsx, ods. Если в файле больше 10 тысяч строк или он тяжелее 2 МБ, его делят на части: такой файл может грузиться очень долго или не загрузиться. Для 10 тысяч строк это порог, а не жёсткий лимит, а файл тяжелее 2 МБ, по одной из статей справки, не загрузится. Ошибки в небольшом файле и так проще найти.

Фильтр Excel при импорте не учитывается, загружается весь файл, поэтому отфильтрованные строки переносят в отдельный файл. Каждая загруженная запись получает системный тег вида «импорт_дата_время». Отключить его нельзя, зато по нему находят всё, что пришло с конкретной загрузкой.

Двадцать статусов старой CRM не обязательно превращать в двадцать этапов: часть честнее перенести в поля или теги. Как это решить, разобрано в статье о тегах и полях вместо лишних этапов.

Чистка до переноса дешевле разбора после. До загрузки убирают дубли внутри файла, приводят к одному виду телефоны и даты, удаляют тестовые и пустые записи. Исходную выгрузку из старой системы сохраняют нетронутой как резервную копию: с ней сверяют результат.

Когда файла мало: перенос через API или сервис миграции

Если важна история работы - кто, когда и что делал с клиентом, - понадобится API amoCRM. При создании сделки через него передают дату создания, дату закрытия и автора. Задачи создают с текстом, сроком, ответственным и привязкой к карточке. Примечания бывают текстовые, о звонке со ссылкой на запись и с файлом.

Даже через API история переносится не целиком. У части истории исходные даты сохранить нельзя или можно только частично - это проверяют на пробной загрузке. Со звонками отдельный вопрос: через API создаётся примечание со ссылкой на запись, а где лежит сам файл записи и будет ли ссылка работать после отключения старой АТС или CRM, нужно выяснить до переноса. Как устроены записи звонков в amoCRM, разобрано в статье об интеграции телефонии.

При переносе через API договоритесь с исполнителем, чтобы загрузка истории не запустила триггеры воронки. Ограничения API по числу запросов, паспорт перехода и список того, что почти всегда теряется, разобраны в статье о переезде с заброшенной CRM.

Есть сторонние сервисы автоматической миграции между CRM. Состав данных, условия для российских аккаунтов и место хранения данных у них разные. Условия меняются - перед работой сверяйте со справкой разработчика. Передать базу подрядчику или сервису - значит поручить обработку персональных данных другому лицу, это оформляют договором (152-ФЗ, ст. 6, ч. 3).

Из Битрикс24, другой CRM, 1С или таблиц: что меняется в плане переноса

Из Битрикс24. Состав данных похож, но заранее решают, куда в amoCRM лягут сущности без прямого аналога и что делать с историей дел: переносить через API или оставить в архиве. Если ещё сомневаетесь, прочитайте, стоит ли переходить с Битрикс24 на amoCRM, а если платформа не выбрана - сравнение amoCRM и Битрикс24.

Из другой CRM. План зависит от того, что старая система умеет выгружать: сделки вместе с контактами, примечания, даты, ответственных, и есть ли у неё API. Если выгрузка бедная, часть истории останется в старой системе, и это лучше знать до переноса.

Из 1С. Обычно переносят контрагентов и историю продаж. Если 1С остаётся учётной системой, разовый импорт не заменит обмен: со временем данные в двух системах разойдутся. Тогда вместо переноса нужна интеграция, она разобрана в статье об интеграции amoCRM и 1С.

Из таблиц. Самый простой случай для импорта и самый «грязный» по данным: разные форматы телефонов, объединённые ячейки, клиенты на нескольких листах. Если вы ещё решаете, пора ли уходить с таблиц, начните со статьи «CRM или Excel».

Если переезжаете в обратную сторону, из amoCRM, порядок разобран в статье о миграции на Битрикс24, а ошибки, которые повторяются при переезде на Битрикс24, - в отдельном разборе.

Если в amoCRM уже есть клиенты: как не задвоить базу при загрузке

При импорте amoCRM сама ищет дубли и внутри файла, и среди существующих контактов, компаний и сделок. Полностью одинаковые записи объединяются, но даже небольшие различия создают новые. Например, один и тот же номер, записанный как «+7 900…» в аккаунте и «8 900…» в файле, может дать второй контакт.

Чтобы дополнить существующие карточки, а не создать рядом новые, нужен ID. Его выгружают из amoCRM экспортом, подставляют в файл и при импорте включают опцию «Разрешить обновлять старые данные». Неудачную загрузку откатывают: находят записи по тегу импорта с датой и временем и удаляют массово. Как устроены слияние дублей и контроль дублей на входе, разобрано в статье о дублях в amoCRM.

Пробная загрузка на выборке: что проверить в воронках, полях и у ответственных

Пробная загрузка - это импорт небольшой части базы, чтобы увидеть, куда легли данные. Выборку собирают не из первых строк файла, а из разных случаев. Условный пример: по 10-20 записей из каждой воронки, открытые и закрытые сделки, клиент с несколькими сделками, компания с несколькими контактами, записи с примечаниями и с пустыми полями.

Что проверить после пробы:

• Воронки и этапы. Нет ли сделок, которые неожиданно оказались в первом этапе: это признак неверного названия этапа в файле.
• Ответственные. Сделки у тех менеджеров, у кого были в старой системе.
• Поля и связи. Телефоны у контактов, реквизиты у компаний, бюджеты и даты в сделках, контакт привязан к своей сделке и компании.
• История. Примечания на месте, с какой датой и автором они легли. После API отдельно смотрят задачи и ссылки на записи звонков.
• Автоматизация. Не сработали ли роботы и рассылки на загруженные сделки.

Если нашлись расхождения, пробные записи удаляют по тегу импорта, исправляют файл и повторяют пробу.

Сверка после переноса: цифры, выборочные карточки и старая CRM в режиме чтения

Перенос закончен не тогда, когда импорт показал «готово», а когда цифры в amoCRM совпали со старой системой или каждое расхождение объяснено. Цифры старой CRM снимают заранее, загруженные записи отбирают фильтром по тегу импорта.

Выборочные карточки проверяет человек, который знает клиентов: цифры могут сойтись, а история клиента окажется в чужой карточке. Старую CRM на время сверки переводят в режим чтения, а изменения, внесённые за время переноса, дозагружают отдельной частью.

Если в переносе есть история с датами, звонки, задачи или аккаунт уже заполнен, это сложный перенос. Для такой задачи есть услуга «Реанимация и перенос CRM». Чтобы данные легли в воронки под ваш процесс, а не под структуру старой системы, нужно внедрение amoCRM под процессы. Если непонятно, что из базы переносить, начните с диагностики.

Вывод

Файл переносит контакты, компании, сделки и текстовые примечания со связями. Задачи, звонки, файлы, авторов и даты истории переносят через API или сервис, и даже так часть исходных дат может не сохраниться. «Без потери истории» становится проверяемым результатом только через порядок работы: подготовленный файл, проба, сверка цифр и карточек, дозагрузка изменений и старая система в режиме чтения.

Частые вопросы

Источники

• Справка amoCRM: импорт данных
• Справка amoCRM: импорт сделок и контактов одновременно
• Справка amoCRM: ограничения импорта
• Справка amoCRM: почему не импортируются данные
• Справка amoCRM: ошибки импорта
• Справка amoCRM: поиск дублей при импорте
• Справка amoCRM: импорт каталогов
• Документация API amoCRM: сделки
• Документация API amoCRM: задачи
• Документация API amoCRM: события и примечания
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» (официальный интернет-портал правовой информации)