План-факт по продажам в CRM: как настроить и читать

План продаж, который живёт в отдельной таблице и сверяется раз в квартал, почти бесполезен: когда выясняется, что план не выполняется, менять что-то уже поздно. Смысл появляется, когда план и факт видны рядом в течение всего периода, а факт никто не сводит руками.

План-факт продаж в CRM - это сравнение плана на период с фактом, который система считает сама по успешным сделкам (или по оплатам, если это настроено). Читать его нужно не по итогу месяца, а по темпу: насколько факт на сегодня отстаёт от плана на сегодня и хватит ли сделок в работе, чтобы закрыть разрыв. Ниже - что решить до настройки, где ставится план в amoCRM и Битрикс24, как считать отставание и прогноз и почему план-факт иногда показывает не то, что происходит на самом деле.

Что такое план-факт в CRM и чем он лучше таблицы

План-факт анализ продаж отвечает на один вопрос: идём ли мы к цели периода. Плановая цифра (план продаж) сравнивается с фактическим результатом за тот же период. Главная ценность - своевременность: расхождение видно, пока на него ещё можно повлиять.

В таблице факт сводят вручную, обычно в конце месяца, когда цифра уже ничего не меняет. В CRM факт считается из сделок автоматически:

• факт обновляется по мере закрытия сделок, а не в день отчёта;
• в отчётах CRM из цифры можно провалиться в список сделок, которые её составили, и проверить, что туда попало;
• план и факт видны по каждому менеджеру, без отдельного файла на человека.

Цифра плана - это цель бизнеса, разложенная на периоды и людей с опорой на прошлые данные и поток заявок. Какие показатели планировать и сколько их ставить на роль, разобрано в статье о KPI отдела продаж, определения терминов - в глоссарии.

Правило с самого начала: показатель нужен только когда по нему принимают решение. План-факт, по которому ничего не меняют, - просто ещё одна цифра на экране.

Что решить до настройки: что считать фактом и по какой дате

Самая частая причина «кривого» план-факта - не настройка, а то, что заранее не договорились, что такое факт. Бухгалтерия считает деньги на счёте, руководитель продаж - закрытые сделки, склад - отгрузки. Все три цифры честные, но разные. До настройки нужно ответить на три вопроса:

1. Что считаем фактом: успешную сделку, оплату или отгрузку.
2. По какой дате: дата закрытия сделки, дата оплаты или дата отгрузки. От этого зависит, в какой месяц попадёт сделка, закрытая 30-го и оплаченная 3-го.
3. В каком разрезе: по менеджерам, по направлениям (воронкам) или по компании целиком.

Важная деталь: штатный план и в amoCRM, и в Битрикс24 считает успешные сделки. Учёт оплат или отгрузок «из коробки» ни в одной из систем не подтверждён. Если фактом должна быть оплата, это доработка, а не галочка в настройках.

Этап «Оплачено» - самый простой вариант, но он держится на дисциплине: закрыл сделку «по обещанию» - и факт снова расходится с деньгами. Надёжнее, когда оплата приходит из учёта сама. Для этого оцениваем нужный обмен, проверяем готовые решения и только при необходимости проектируем индивидуальную интеграцию CRM с 1С.

Как поставить план в amoCRM и Битрикс24

В обеих системах план встроен в аналитику и сравнивается с фактом автоматически. Различаются место настройки, разрезы, периоды и тарифы. Ниже - по справкам разработчиков.

amoCRM: раздел «Цели»

План ставится в разделе «Аналитика → Цели»; на странице тарифов та же функция называется «KPI и план продаж для менеджеров». Она есть на тарифах «Расширенный» и «Профессиональный», на «Базовом» её нет. Настраивать цели может только администратор.

Цель задаётся каждому менеджеру как целевой бюджет (сумма) или целевое количество сделок. Можно поставить цель группе - тогда значение распределяется между её участниками. Период - месяц, квартал или год. Цели по воронкам ставить нельзя: справка прямо отвечает, что цели задаются по менеджерам. Выполнение считается только по сделкам в статусе «Успешно реализовано», и датой служит момент первого закрытия. Прогресс показан цветом: зелёный - цель выполняется, красный - отставание; блок «Цели» можно вынести на рабочий стол.

Битрикс24: «План продаж» в оперативной аналитике

Путь из справки: CRM → Аналитика → Оперативная аналитика → Воронка продаж, вкладка «План продаж», кнопка «Настроить план». Цель - сумма или количество удачных сделок. План можно поставить по сотрудникам, по направлениям или на всю компанию. Период - месяц, квартал, полугодие или год.

Кто видит и редактирует план, задаётся в правах доступа к CRM («CRM → Ещё → Настройки → Права доступа к CRM»). Справка пишет, что функция есть не на всех тарифах. На «Бесплатном» CRM-аналитики нет, на платных она есть с «Базового», но отдельной строки «План продаж» в сравнении тарифов нет - точный состав уточняйте там. По какой дате удачная сделка попадает в период плана, справка не описывает.

Условия меняются - сверяйте с сайтом разработчика.

Если выбор системы ещё не сделан, сравнение по другим задачам - на странице «amoCRM или Битрикс24».

Как читать отклонение: процент выполнения и отставание от темпа

Штатный отчёт показывает процент выполнения: факт ÷ план × 100%. Но 48% в середине месяца - это может быть и норма, и провал. Поэтому рядом нужен план на сегодня: сколько должно быть сделано к текущей дате, если идти ровно.

Считаем по рабочим дням: если в выходные продажи почти стоят, календарный темп будет «отставать» без причины. Если продаёте и по выходным, берите календарные дни, но одинаково во всех отчётах.

Так 48% превращаются в сообщение «отстаём на 0,4 млн, нужно 0,24 млн в день вместо 0,17» - с ним уже можно идти на планёрку.

Прогноз выполнения плана: по темпу и по сделкам в работе

Отставание от темпа говорит, где мы сейчас, прогноз - где окажемся к концу периода. Считать его удобно двумя способами и смотреть оба сразу.

Прогноз по темпу = факт ÷ прошло рабочих дней × всего рабочих дней. В нашем примере: 2,0 ÷ 12 × 21 ≈ 3,5 млн, или 83% плана. Он не зависит от того, как аккуратно ведут воронку, но считает, что вторая половина месяца будет как первая, и не видит крупные сделки на подходе.

Прогноз по воронке = факт + сумма сделок с ожидаемой датой закрытия в этом периоде × вероятность их этапа. Вероятности задаёт сама компания по своей истории: какая доля сделок с этапа «Счёт выставлен» обычно доходит до оплаты, и так далее.

Расхождение двух прогнозов само по себе - информация. Если воронка обещает 94%, а темп - 83%, то либо вторая половина месяца правда сильнее (крупные сделки на финальных этапах), либо воронка «раздута»: ожидаемые даты оптимистичны, вероятности завышены. Проверка - открыть сделки с самым большим вкладом и посмотреть, есть ли у них следующий шаг со сроком внутри месяца.

Темп точнее при большом потоке мелких сделок, воронка - при длинных крупных, где одна сделка меняет месяц. В amoCRM с «Расширенного» есть и штатный «Прогноз продаж» по истории сделок; страница тарифов называет метод регрессионным анализом, но подробностей расчёта справка не раскрывает, поэтому его удобнее держать третьим мнением.

Отставание видно - где искать причину

План-факт показывает симптом, а причину ищут в воронке. Отставание почти всегда сводится к одной из четырёх причин:

• Мало заявок. Поток ниже обычного - разговор не с продажами, а с маркетингом.
• Просела конверсия этапа. Заявок достаточно, но они не доходят до оплаты - смотрите конверсию по этапам.
• Сделки застряли. Идут дольше обычного и не успевают закрыться - проверьте длину сделки и сделки без следующего шага.
• Крупная сделка ушла в следующий период. В прогнозе по воронке пропадает крупный вклад на финальном этапе.

Какие цифры смотреть каждый день, а какие раз в неделю, - в статье о метриках продаж для руководителя. План-факт и метрики-причины удобно держать на одном экране - см. панель РОПа и панель показателей.

Почему план-факт врёт или всегда «красный»

Бывает, что отчёт настроен, а ему не верят: цифра не совпадает с бухгалтерией, меняется задним числом или весь месяц красная. Обычно дело в одной из ловушек ниже.

Ещё два ограничения: в amoCRM экспорт аналитики, по справке, недоступен, а CRM-аналитика Битрикс24 не видит новые счета. Если план-факт нужно свести с деньгами из учёта, его собирают в отдельной панели показателей. Когда стандартных отчётов не хватает - в статье о стандартных отчётах amoCRM, откуда берутся расхождения - в материале о том, почему цифры расходятся.

Паспорт показателя: что записать, чтобы план-факту доверяли

Настроить отчёт - ещё не значит управлять по цифрам. В нашей методике уровней зрелости это уровень 3: показатели сверены, руководитель решает по ним. Показатель включаем в работу, когда определены формула, источник, период, ответственная роль и решение при отклонении.

План-факт - инструмент управления, а не наказания: задача - вовремя скорректировать действия, а не найти виноватого в конце месяца. Привязка к премии - отдельное решение, о нём - в статье о мотивации менеджеров.

Частые вопросы

Вывод

План-факт в CRM полезен, когда его читают по темпу, а не по итогу месяца, и когда заранее договорились, что считать фактом и по какой дате. amoCRM и Битрикс24 дают штатный план по успешным сделкам; оплаты и сверка с учётом - доработка. Настроить достоверный план-факт, вывести его рядом с метриками-причинами и встроить в недельный разбор помогает услуга «Сквозная аналитика и управление по цифрам».

Источники

• amoCRM - Цели
• amoCRM - вопросы по аналитике
• amoCRM - тарифы
• Битрикс24 - План продаж
• Битрикс24 - сравнение тарифов
• Битрикс24 - отчётный период
• Битрикс24 - вопросы об аналитике