Автоматические задачи в amoCRM вместо ручного контроля менеджеров
Если руководитель вручную следит, кто кому перезвонил и кто о ком забыл, он превращается в надзирателя, а не в управленца. Каждое утро уходит на обход сделок и вопросы «а что там с клиентом?», а ответ всё равно зависит от памяти менеджера.
Автоматическая задача в amoCRM - это задача, которую система ставит ответственному сама по правилу: сделка вошла на этап, сменился ответственный или прошло время. Она заменяет ручной контроль: у каждой сделки есть следующее действие со сроком, а руководитель видит просрочки и сделки без задач в списке, а не обходит менеджеров. Ниже - какую задачу ставить на каждом этапе, как держать правило «у сделки всегда есть следующий шаг», что amoCRM показывает руководителю штатно, где без виджета не обойтись и на чём чаще всего спотыкаются при настройке.
Что такое автозадача и чем она отличается от напоминания и от задачи менеджера
Задача в amoCRM - это действие с датой, временем и одним ответственным. У задачи есть тип (системный, например «Встреча», или свой, который заводит администратор), описание и привязка к карточке: сделке, контакту, компании или покупателю. Когда срок наступает, а задача не закрыта, она становится просроченной. Ответственный в задаче всегда один: если действие нужно от двоих, ставят две задачи.
Автозадача отличается от обычной задачи не видом, а тем, кто её ставит. Обычную задачу ставит менеджер, когда сам решил, что делать дальше. Автозадачу ставит правило, которое один раз придумал руководитель и настроил администратор. Условный пример: сделка перешла на этап «КП отправлено» - система ставит задачу «Уточнить решение по КП» со сроком через 2 дня. Менеджеру не нужно помнить об этом шаге, а руководителю - проверять, вспомнил ли он.
Напоминание - третья вещь. Это уведомление о задаче, которая уже есть. amoCRM присылает «Новая задача», если задачу поставил другой пользователь или система, и «Пора выполнить задачу» за 5, 15, 30 или 60 минут до срока. Напоминание не создаёт следующий шаг, а только подсказывает о существующем. Поэтому фраза «система напомнит» верна, только если задача уже стоит. Термины «автозадача» и «робот» собраны в глоссарии.
Отсюда главное: автозадача хороша там, где следующий шаг одинаков для всех сделок этапа. Где шаг зависит от разговора с клиентом, задачу точнее поставит менеджер. Для таких случаев в amoCRM есть штатный приём: при завершении задачи можно отметить повторную задачу и указать новый срок, текст скопируется сам. Следующий шаг появляется в том же окне, где закрыт предыдущий.
Карта «этап - задача - срок»: какую задачу ставить на входе в каждый этап
Автозадачи начинаются не с настройки, а с управленческого решения. До того как открывать цифровую воронку, руководитель отвечает по каждому этапу: какое действие менеджер обязан сделать, войдя в этап; за какой срок; кто отвечает; что считается результатом. Ответы складываются в карту «этап - задача - срок», которую сначала проверяют на реальных сделках, а потом переносят в amoCRM.
Карта имеет смысл, когда этапы уже описаны и у каждого есть понятный критерий перехода. Если этапы «плавают», автозадачи будут срабатывать не там, где нужно. Что закреплять за этапом в целом - критерий, обязательные поля, срок нахождения, - разобрано в статье об этапах сделки в CRM. Здесь только задачи.
| Этап | Автозадача на входе | Срок | Ответственный | Зачем |
|---|---|---|---|---|
| Новая заявка | Связаться с клиентом, подтвердить запрос | Своё значение в минутах или часах | Ответственный за сделку | Заявка не лежит без реакции |
| Квалификация | Уточнить потребность, бюджет и того, кто принимает решение | Конец дня | Менеджер сделки | Без этих данных КП пишут вслепую |
| КП отправлено | Уточнить решение по КП | Через 2 дня | Менеджер сделки | КП не повисает без ответа |
| Переговоры | Без автозадачи. Следующий шаг ставит менеджер на дату, согласованную с клиентом | По договорённости | Менеджер сделки | Срок зависит от разговора, правило его не угадает |
| Счёт выставлен | Проверить оплату | Через 3 дня | Менеджер сделки | Счёт не теряется между отделами |
| Успешно | Закрыть старые задачи триггером «Завершить задачу» | Сразу | - | В закрытой сделке не висят хвосты |
В карте сознательно есть этап без автозадачи. Это не пробел, а решение: на переговорах следующий шаг определяет клиент, и задача «перезвонить через 3 дня» там только мешает. Правило «автоматизировать повторяемое, а не всё подряд» здесь работает буквально. Какие действия в отделе продаж отдавать автоматике в первую очередь, мы разбирали в статье что автоматизировать первым.
Отдельный случай - долгие этапы, где сделка стоит неделями: согласование договора, тендер, ожидание бюджета. Одной задачи на входе там мало, а цепочка из десяти автозадач превращается в шум. Как вести такие сделки месяцами, разобрано в статье о длинной B2B-сделке.
Задача на новую заявку: срок реакции вместо ручного распределения
Чаще всего начинают с задачи на новую заявку. Без неё руководитель сам смотрит входящие и раздаёт их, а скорость ответа зависит от того, когда он заглянул в CRM. С автозадачей триггер ставит ответственному задачу «Связаться с клиентом», и у реакции появляется срок, который виден всем.
Какой срок ставить, решает руководитель. Общей нормы скорости реакции, верной для любого бизнеса, нет: она зависит от канала, графика работы и того, сколько клиент готов ждать. Важно, чтобы норма была записана, совпадала со сроком в задаче и проверялась по фактам, а не по ощущениям.
Здесь же первая ловушка. У триггера «Создать задачу» есть срок «В момент создания». Выглядит логично: заявка пришла - звонить сейчас. Но справка amoCRM прямо называет это причиной, почему автоматическая задача сразу просрочена. Все новые заявки с первой минуты горят красным, и индикатор просрочки перестаёт что-либо значить. Справка советует другой срок, например «Конец дня». Если нужна реакция быстрее, задайте своё значение в минутах или часах.
Вторая деталь - нерабочее время. Если срок задан в минутах, ночная заявка к утру окажется просроченной. Это не нарушение менеджера, а особенность правила. Решите заранее, как считать такие заявки, например разбирать утренние просрочки по ночным заявкам отдельно.
Правило «у сделки всегда есть следующая задача»: что amoCRM даёт штатно и где нужен виджет
Правило простое: у каждой активной сделки есть открытая задача со сроком. Если задачи нет, никто не знает, что будет со сделкой дальше. Норму и быстрый аудит этого правила мы вынесли в отдельный чек-лист «следующий шаг по сделке». Здесь - как правило держится системой.
Штатно amoCRM хорошо показывает, где цикл прервался, но не запрещает его прерывать. Сделку без задачи система отметит, но работать с ней не помешает. Запреты дают сторонние виджеты из маркетплейса amoCRM, и это отдельное решение со своей ценой: жёсткий запрет защищает правило, но может мешать в нестандартных ситуациях.
| Возможность | Штатно в amoCRM | Только виджет |
|---|---|---|
| Увидеть сделку без задач | Да: оранжевый индикатор, фильтр «Без задач», счётчик в панели воронки | - |
| Найти сделки с просроченными задачами | Да: красный индикатор с числом дней, фильтр «С просроченными задачами» | - |
| Поставить задачу при входе в этап | Да, триггер «Создать задачу» (с тарифа «Расширенный») | - |
| Закрыть старые задачи при переходе | Да, триггер «Завершить задачу» | - |
| Сразу поставить следующую задачу при закрытии | Вручную: отметка повторной задачи при завершении | - |
| Запретить работу со сделкой без задачи | Нет | Да, виджеты-запреты: не дают выйти из сделки или редактировать её без задачи |
| Автоматически поставить задачу в сделку, где задач нет | Штатного условия «в сделке нет задач» в справке нет | Да, по описаниям разработчиков виджетов |
| Требовать результат при закрытии задачи | Нет, задачу можно закрыть без результата | Да, виджеты обязательного результата |
| Запретить перенос срока задачи | Нет | Да, виджеты запрета изменения задач |
Ещё одна граница: по справке amoCRM нельзя автоматически перевести сделку на следующий этап после выполнения задачи. Этап двигает менеджер, и это правильно: переход должен отражать изменение у клиента, а не закрытую галочку. Если нужна автоматика сложнее штатной, её проектируют отдельно в рамках автоматизации и доработки CRM, после того как ясно, какое правило она защищает.
Что видит руководитель: сделки без задач, просрочки, задачи, закрытые без результата
Смысл автозадач для руководителя - перестать спрашивать и начать смотреть.
| Где смотреть | Что показывает | Как использовать |
|---|---|---|
| Индикатор на карточке в режиме «Воронка» | Оранжевый кружок - в сделке нет задач. Красный с числом - есть просроченные, число означает дни просрочки. Зелёный - задача на сегодня. Нет кружка - задача на будущее | Быстрый взгляд на этап: где копятся оранжевые и красные |
| Панель статистики воронки | Число сделок без задач, с просроченными задачами, с задачами на сегодня; задачи за сегодня и вчера. По клику - отфильтрованный список | Ежедневная проверка одной строкой |
| Фильтры «Без задач» и «С просроченными задачами» | Список сделок, где цикл прервался | Сохранить набор фильтров для отдела. Сохранять фильтры может только администратор аккаунта |
| Раздел «Задачи» | Просроченные, выполненные, все задачи; фильтры по ответственному, автору, типу, датам | Отдельного фильтра «просроченные задачи других сотрудников» нет, смотрите по каждому сотруднику |
| Отчёт по сотрудникам | Новые, просроченные и выполненные задачи по каждому менеджеру | Сравнить нагрузку и дисциплину, подготовить разговор один на один |
| Список событий | События «Завершение задачи» и «Результат по задаче» за период по ответственным | Прочитать, с каким текстом закрываются задачи |
| Регулярный отчёт | До 10 параметров, по почте, в Telegram или в центр уведомлений, ежедневно, еженедельно или ежемесячно | Получать сводку, не заходя в CRM |
Важная оговорка, которую часто пропускают: уведомления руководителю о просрочке задачи менеджера штатно нет. Справка amoCRM отвечает на этот вопрос прямо: такой возможности нет. Уведомление «Задача просрочена» приходит автору задачи. Если задачу поставил сам руководитель, он его получит. Кто считается автором автозадачи, созданной триггером, справка не уточняет, поэтому проверьте это в своём аккаунте до того, как на это полагаться. Надёжнее строить контроль на регулярном отчёте и сохранённых фильтрах, а не на уведомлениях.
Чтобы разговор о дисциплине опирался на цифры, а не на впечатление, достаточно трёх показателей. Их определение и расчёт - в таблице. Числа в примере условные, это не норма и не ориентир.
| Показатель | Определение и формула | Условный пример |
|---|---|---|
| Доля сделок без задач | Активные сделки без открытой задачи (фильтр «Без задач») / все активные сделки × 100% | 12 сделок без задач из 80 активных = 15% |
| Доля сделок с просрочкой | Активные сделки с просроченной задачей (фильтр «С просроченными задачами») / все активные сделки × 100% | 9 из 80 = 11% |
| Доля формальных результатов | Задачи, закрытые с пустым или формальным результатом («ок», «сделано»), / задачи в выборке из списка событий × 100% | 6 формальных из 20 просмотренных = 30% |
Смотрите на динамику по неделям и по менеджерам, а не на одно значение. Рост доли сделок без задач на одном этапе обычно говорит о том, что для этого этапа нет правила или правило не подходит. Как разбирать уже просроченные задачи и держать темп воронки, разобрано в статье о дедлайнах и просроченных задачах. Какие ещё показатели держать на одном экране - в материале о панели РОПа.
Решение остаётся за руководителем. Система показывает, где прервался цикл, но не объясняет почему: менеджер мог потерять клиента, а мог ждать ответа, о котором договорился устно.
Чем ставить задачи и что зависит от тарифа
В amoCRM задачи в сделках автоматически ставят триггеры цифровой воронки (Digital Pipeline) и Salesbot. В разговоре их часто называют роботами, но «роботы» - термин Битрикс24, в amoCRM функция называется триггером. Триггер «Создать задачу» срабатывает по событию: вход в этап, смена ответственного, время, звонок, письмо, события в беседе. Ему можно задать дополнительные условия по тегам и ответственному, срок, тип задачи и шаблон текста, а также применить его к сделкам, которые уже стоят на этапе. Salesbot ставит задачу шагом «Создать задачу» внутри сценария. У веб-форм amoCRM есть своя опция создания задачи на каждую новую сделку из формы.
Как выбрать между триггером и Salesbot, как устроены условия запуска и почему автоматика ломается, разобрано в статье про роботов в amoCRM. Здесь важно одно: автоматические задачи зависят от тарифа.
| Возможность | «Базовый» | «Расширенный» | «Профессиональный» |
|---|---|---|---|
| Ручные задачи, индикаторы, фильтры «Без задач» и «С просроченными задачами» | Есть | Есть | Есть |
| Отчёт по сотрудникам, регулярный отчёт | Есть | Есть | Есть |
| Триггер «Создать задачу» по входу в этап, смене ответственного, времени | Нет | Есть, до 100 триггеров на аккаунт | Есть, без ограничения числа |
| Salesbot с шагом «Создать задачу» | Нет | Есть | Есть |
| Задача по изменению поля или по добавлению тега | Нет | Нет | Есть |
| Поиск по истории карточки, включая результаты задач | Нет | Нет | Есть |
| Опция «Создавать задачу» в веб-форме | Тариф в справке не указан, уточняйте у разработчика | ||
Условия меняются - перед работой сверяйте со справкой разработчика. Если у вас «Базовый», автоматических задач через триггеры нет. Остаются ручные задачи, отметка повторной задачи при завершении, индикаторы и фильтры. Этого хватает, чтобы видеть прерванный цикл, но держать его придётся дисциплиной. Если ваша команда работает в Битрикс24, аналогичная логика описана в статье о роботах и бизнес-процессах Битрикс24.
Ловушки из справки amoCRM
Большая часть проблем с автозадачами описана в частых вопросах справки amoCRM, которые редко читают до настройки.
| Ситуация | Почему так | Что сделать |
|---|---|---|
| Задача есть, а сделка всё равно «без задач» | Индикатор и фильтр учитывают задачи самой сделки. Задача на контакте или компании не считается | Ставить задачи в сделке. В разделе «Сделки» можно включить учёт задач связанных контактов и компаний |
| Автозадача просрочена сразу после создания | Выбран срок «В момент создания» | Выбрать «Конец дня» или своё значение в минутах и часах |
| Задачи создаются не в том порядке, что в настройке | Порядок в интерфейсе не влияет на выполнение, при одинаковом сроке порядок может быть случайным | Задавать задачам разный срок |
| Руководитель не узнаёт о просрочках | Уведомления руководителю о просрочке штатно нет, уведомление уходит автору задачи | Сохранённый фильтр и регулярный отчёт |
| Сделку вернули на этап - задача появилась второй раз | Триггер может сработать ещё раз | Проверять условия и историю сделки, закрывать старые задачи триггером «Завершить задачу» |
| Задача по изменению поля не создаётся | События по полям и тегам доступны только на «Профессиональном» | Ставить задачу по входу в этап или сменить тариф |
| Задачи закрываются без результата | Штатно amoCRM не требует результата при закрытии | Проверять список событий или ставить виджет обязательного результата |
Про повторное срабатывание стоит сказать отдельно. Поведение триггера при возврате сделки на этап справка не описывает, а штатного условия «не ставить задачу, если она уже есть» нет. Поэтому после настройки проверьте на тестовой сделке: переведите её вперёд, верните назад и посмотрите, сколько задач появилось. Учтите и границу триггера «Завершить задачу»: он закрывает задачи со сроком «просроченные», «на сегодня» или «на завтра», а задачи на более поздние даты останутся. Если на одном этапе стоят и «Создать задачу», и «Завершить задачу», проверьте на тестовой сделке, что «Завершить задачу» не закрывает только что созданную.
Когда автозадачи превращаются в шум
Слишком много автозадач - такая же проблема, как их отсутствие. Когда у менеджера в списке на день задач больше, чем он способен сделать, он перестаёт их читать и закрывает пачкой. Формально цикл не прерван, индикаторы зелёные, но задача закрыта - не значит сделана. Как отличать выполненную работу от закрытой галочки, мы разбирали в статье о контроле качества, а не количества.
Признаки того, что автозадачи стали шумом:
- Задачи закрываются сериями в конце дня, с одинаковым или пустым результатом.
- У одной сделки висит несколько открытых задач с похожим текстом.
- Менеджеры переносят сроки чаще, чем выполняют задачи.
- Задача по тексту не подходит к ситуации в сделке: «уточнить решение по КП», когда клиент уже подписал договор.
- Руководитель сам перестал смотреть на просрочки: их слишком много, чтобы разбирать.
Что делать. Пересмотрите карту «этап - задача - срок» и уберите автозадачи там, где шаг зависит от разговора с клиентом. Оставьте одну открытую задачу следующего шага на сделку, а не цепочку на неделю вперёд, и закрывайте старые задачи при переходе этапа. Если после чистки шума меньше не стало, проблема в процессе: этапов больше, чем реальных шагов продажи, или у менеджера больше сделок, чем он успевает вести.
Вывод
Автозадачи в amoCRM снимают с руководителя ручной обход сделок, если за ними стоит управленческое решение: какая задача, на каком этапе, с каким сроком и почему на некоторых этапах автозадачи нет. Штатно amoCRM показывает сделки без задач и просрочки, ставит и закрывает задачи триггерами с тарифа «Расширенный», но не запрещает работать без задачи и не требует результата. Запреты дают виджеты, а разговор о причинах остаётся за руководителем.
Начните с карты «этап - задача - срок» для своей воронки и проверьте её на текущих сделках. Если хотите собрать карту вместе и настроить контроль под свой отдел, это часть услуги настройки процессов и воронок. Что ещё входит в настройку системы, описано в статье о настройке amoCRM. Если непонятно, с чего начать и готовы ли этапы к автоматике, начните с диагностики: она покажет, где сделки теряют следующий шаг сейчас.
Частые вопросы
Можно ли в amoCRM запретить сделку без задачи?
Штатно нельзя. amoCRM отмечает такие сделки оранжевым индикатором и показывает их в фильтре «Без задач» и в панели статистики воронки, но работать с ними не мешает. Запрет выйти из сделки или редактировать её без задачи дают сторонние виджеты из маркетплейса amoCRM.
С какого тарифа доступны автоматические задачи в amoCRM?
Триггер «Создать задачу» и Salesbot доступны с тарифа «Расширенный», на «Базовом» триггеров нет. Задачи по изменению поля или тега - только на «Профессиональном». Условия меняются - перед работой сверяйте со справкой разработчика.
Чем автозадача отличается от задачи, которую ставит менеджер?
Видом не отличается: у обеих есть срок, тип и один ответственный. Отличается тем, кто её создаёт. Автозадачу ставит правило при событии, например при входе сделки в этап, и она одинакова для всех сделок этапа. Задачу менеджера ставит человек, когда срок зависит от договорённости с клиентом.
Что делать, если сделка вернулась на этап и задача создалась второй раз?
Триггер может сработать ещё раз, поэтому проверьте его условия и историю сделки. Лишнюю задачу закройте, а старые задачи при переходе этапа закрывайте триггером «Завершить задачу». После любой правки прогоните тестовую сделку вперёд и назад.
Сколько задач должно быть у одной сделки одновременно?
Для правила следующего шага обычно достаточно одной открытой задачи со сроком. Вторая уместна, если параллельно нужно действие другого сотрудника: у задачи в amoCRM только один ответственный. Несколько похожих открытых задач в одной сделке - признак того, что автозадачи дублируют друг друга.
Как руководителю проверить, что задачи закрываются с результатом, а не «для галочки»?
Штатно результат при закрытии не обязателен. Откройте список событий с фильтром «Результат по задаче» за неделю и прочитайте выборку по каждому менеджеру. Формальные ответы вроде «ок» обсуждайте с менеджером. Если нужно запретить закрытие без результата, это делают виджеты.
Источники
- amoCRM: задачи в сделках, индикаторы и панель статистики
- amoCRM: частые вопросы о задачах
- amoCRM: создание задачи
- amoCRM: редактирование и завершение задачи
- amoCRM: уведомления о задачах
- amoCRM: поиск и просмотр задач
- amoCRM: фильтры в задачах
- amoCRM: аналитика и статистика по задачам
- amoCRM: автоматические действия с задачами
- amoCRM: сохранение фильтров
- amoCRM: частые вопросы о сделках
- amoCRM: отчёт по сотрудникам
- amoCRM: регулярный отчёт
- amoCRM: поиск и фильтрация сделок
- amoCRM: триггер «Создать задачу»
- amoCRM: триггер «Завершить задачу»
- amoCRM: условия запуска триггеров
- amoCRM: тарифы
Настройка процессов и воронок продаж — как мы помогаем с этим на практике.
Читайте также
Термины из статьи
Поможем навести порядок в продажах
Начнём с диагностики: покажем, где теряются заявки и что даст CRM именно в вашем случае — без обещаний «роста в разы».
